Помимо индивидуального учета каждого случая заболевания, обязательным является сводный учет по учреждению, региону, стране в целом.

Все амбулаторно-поликлинические учреждения составляют отчетную форму 12 "Сведения о числе заболеваний, зарегистрированных у больных, проживающих в районе обслуживания лечебного учреждения", а больничные — форму 14 "Сведения о деятельности стационара".

Отчет "Сведения о числе заболеваний, зарегистрированных у больных, проживающих в районе обслуживания лечебного учреждения" ф. 12 заполняется всеми амбулаторно-поликлиническими учреждениями (подразделениями), оказывающими медицинскую помощь и осуществляющими лечение больных. Отчет представляется за год:

• учреждениями системы Министерства здравоохранения и социального развития — главному врачу центральной районной (городской) больницы или в орган управления здравоохранением районной (городской) администрации 5 января следующего за отчетным года;
• учреждениями других министерств и ведомств, учреждениями на водном транспорте системы Минздрава, а также регионального или федерального подчинения — в два адреса: органу управления здравоохранением территории (по месту нахождения учреждения) и своему вышестоящему органу по подчиненности также 5 января следующего за отчетным года.

Больницы, имеющие несколько поликлиник, составляют только один отчет на все поликлинические подразделения в целом. Учреждение, имеющее в своем составе поликлиническое отделение, ведущее только консультативный прием, составляет отчет лишь в том случае, если в данном учреждении у пациента не только выявляется заболевание, но также осуществляется лечение и наблюдение за больным.

Приемные отделения больниц, в которых в вечернее и ночное время оказывается неотложная помощь населению, отчет о заболеваемости не составляют.

В отчет включаются сведения об общем числе зарегистрированных в данном учреждении заболеваний и о больных с заболеваниями, по поводу которых осуществляется диспансерное наблюдение:

• о детях до 14 лет включительно;
• о подростках 15-17 лет;
• о взрослых 18 лет и старше.

Сведения обо всех случаях зарегистрированных у больных заболеваний в учреждениях общей лечебной сети получаются при разработке "Талонов амбулаторного пациента" (ф. 025-6/у-89, 025-7/у-89, 025-10/у-97, 025-11/у-02, 025-12/у-04), в случаях инфекционных заболеваний — из "Журнала учета инфекционных заболеваний" (ф. 060/у), записи в котором уточняются территориальным центром госсанэпиднадзора.

В отдельных учреждениях допускается использование "Сводной ведомости учета заболеваний" (ф. 071/у и 071-1/у) в качестве разработочной таблицы при условии внесения в форму необходимых дополнений.

В диспансерах — противотуберкулезных, онкологических, где не заполняются "Статистические талоны для регистрации заключительных (уточненных) диагнозов", отчет составляется по данным "Контрольных карт диспансерного наблюдения" (ф. 030-4/у и 030-6/у), в психоневрологических, наркологических диспансерах — по данным "Карт обратившегося за психиатрической (наркологической) помощью" (ф. 030-1/у-02) и "Медицинских карт амбулаторного больного" (ф. 025/у-87, 025/у-04).

В кожно-венерологических учреждениях сведения для отчета о больных венерическими заболеваниями берутся из "Диспансерных карт больных венерическими заболеваниями" (ф. 065/у), о больных грибковыми кожными болезнями — из "Медицинских карт больных грибковыми заболеваниями" (ф. 065-1/у), о больных кожными болезнями (экземы, профессиональные дерматиты, предраковые заболевания кожи и др.) — из "Талонов амбулаторного пациента" и "Контрольных карт диспансерного наблюдения".

В кардиологических, трахоматозных и эндокринологических диспансерах сведения подсчитываются по талонам (ф. 025-6/у-89, 025-7/у-89, 025-10/у-97, 025-11/у-02, 025-12/у-04) и берутся из "Контрольных карт диспансерного наблюдения" (ф. ОЗО/у-04).

В психоневрологических (психиатрических, наркологических) диспансерах отчет составляется по данным "Карт обратившихся за психиатрической (наркологической) помощью" (ф. 030-1/у-02), а также "Медицинских карт амбулаторного больного" (ф. 025/У-87, 025/у-04), "Медицинских карт амбулаторного наркологического больного" (ф. 025-5/у-88).

Сведения об обращениях здоровых контингентов населения также включаются в отчет, в отдельную таблицу "Факторы, влияющие на состояние здоровья населения и обращения в учреждения здравоохранения".

Отчет "Сведения о причинах временной нетрудоспособности" ф. 16-ВН заполняется учреждениями здравоохранения всех министерств и ведомств, осуществляющими медицинскую помощь, лечение больных и имеющими право выдачи листков нетрудоспособности.

Сведения представляются за год:

• лечебно-профилактическими учреждениями системы Министерства здравоохранения и социального развития РФ — центральной районной (городской) больнице или в комитет по здравоохранению районной (городской) администрации 5 января следующего за отчетным года;
• лечебно-профилактическими учреждениями других министерств и ведомств, Федерального управления медико-биологических и экстремальных проблем при Минздравсоцразвития РФ отчет представляется в два адреса: органу управления здравоохранением территории (по месту нахождения учреждения) и своему вышестоящему органу по подчиненности — также 5 января следующего за отчетным года.

В причины временной нетрудоспособности включаются заболевания по классам болезней, группам и отдельным нозологическим формам, уход за больным, освобождение от работы в связи с карантином и бактерионосительством, отпуск в связи с санаторно-курортным лечением, если они оформлены листками нетрудоспособности в лечебно-профилактических учреждениях.

В число случаев временной нетрудоспособности включаются все обращения, оформленные листками нетрудоспособности, выданными лечебно-профилактическими учреждениями. Число случаев подсчитывается по закрытым (по данному случаю) больничным листкам.

В число дней временной нетрудоспособности включается суммарное число календарных дней из всех листков нетрудоспособности по данному случаю независимо от того, какими учреждениями они были выданы (при закрытии последнего листка нетрудоспособности). Если случай временной нетрудоспособности был зафиксирован в предыдущий отчетному период, а закончился в отчетном году, то он учитывается по последнему закрытому листку нетрудоспособности в отчетном году, а в дни нетрудоспособности по этому случаю включаются календарные дни как предыдущего, так и отчетного года.

Сведения для заполнения отчетной формы 16-ВН в лечебно-профилактических учреждениях берутся из "Талона на законченный случай нетрудоспособности" (ф. 025-9/у-96) или "Книги регистрации листков нетрудоспособности" (ф. 36/у), а также могут формироваться из "Единого талона амбулаторного пациента" (ф. 025-8/у-95), "Талона амбулаторного пациента" (ф. 025-6/у-89, 025-7/у-89, 025-10/у-97, 025-11/у-02, 025-12/у-04).

При заполнении "Талона на законченный случай нетрудоспособности", "Книги регистрации листков нетрудоспособности" проставляют заключительный диагноз основного заболевания (травмы и др.), послужившего основной причиной временной нетрудоспособности, и число календарных дней, сопровождавшее данный случай.

Отчетная форма "Сведения о травмах, отравлениях и некоторых других последствиях воздействия внешних причин" ф. 57 составляется всеми амбулаторно-поликлиническими учреждениями системы Минздрава России, оказывающими медицинскую помощь пострадавшим от травм, отравлений и других последствий воздействия внешних причин.

Отчет заполняется на основании "Талонов амбулаторного пациента", используемых в данном амбулаторно-поликлиническом учреждении (ф. 025-6/у-89, 025-7/у-89, 025-10/у-97, 025-11/у-02, 025-12/у-04).

В отчет включаются сведения только о тех больных, которые обратились в это учреждение первый раз по поводу определенной травмы независимо от места жительства больного. В отчете представлен весь XIX класс в соответствии с кодами МКБ-10.

Отчетная форма предусматривает распределение травм, отравлений и некоторых других последствий воздействия внешних причин по видам травматизма, принятым в нашей стране (у взрослых, подростков и детей), что позволяет анализировать их причины, разрабатывать и обосновывать организационные мероприятия по их предупреждению.

Производственные травмы, отравления и другие последствия воздействия внешних причин у взрослых и подростков (15 лет и старше) в указанной форме рассматриваются как полученные при выполнении пострадавшими производственных обязанностей.

Ежеквартальную форму № 7-травматизм федерального государственного статистического наблюдения заполняют нарастающим итогом юридические лица, их представительства и филиалы всех форм собственности (далее именуются — организации), осуществляющие деятельность в отраслях экономики по перечню, установленному органом государственной статистики.

Юридические лица, их представительства и филиалы представляют отчеты органам государственной статистики по месту своего нахождения.

В форме 7-травматизм отражаются сведения о пострадавших при несчастных случаях на производстве в соответствии с Положением об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утвержденным Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 24 октября 2003 г. N 73

Действие Положения распространяется на:

• работников, выполняющих работу на условиях трудового договора (в том числе заключенного на срок до двух месяцев или на период выполнения сезонных работ), в том числе в свободное от основной работы время (совместители), а также на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем или приобретаемых ими за свой счет (надомники);
• студентов и учащихся образовательных учреждений соответствующего уровня, проходящих производственную практику в организациях (у работодателя - физического лица);
• лиц, осужденных к лишению свободы и привлекаемых в установленном порядке к труду в организациях (у работодателя - физического лица);
• военнослужащих, студентов и учащихся образовательных учреждений соответствующего уровня, направленных в организации для выполнения строительных, сельскохозяйственных и иных работ, не связанных с несением воинской службы либо учебным процессом;
• членов семей работодателей - физических лиц (глав крестьянских фермерских хозяйств), членов кооперативов, участников хозяйственных товариществ или иных обществ, работающих у них (в них) на собственный счет;
• членов советов директоров (наблюдательных советов) организаций, конкурсных и внешних управляющих;
• граждан, привлекаемых по решению компетентного органа власти к выполнению общественно-полезных работ либо мероприятий гражданского характера;
• работников сторонних организаций, направленных по договоренности между работодателями в целях оказания практической помощи по вопросам организации производства;
• лиц, проходящих научно-педагогическую и научную подготовку в системе послевузовского профессионального образования (аспиранты и докторанты);
• работников, проходящих переобучение без отрыва от работы на основе заключенного с работодателем ученического договора;
• психически больных, получающих лечение в психиатрических (психоневрологических) учреждениях, привлекаемых к труду в порядке трудотерапии в соответствии с медицинскими рекомендациями.

Профессиональные заболевания отражаются в форме N 7 в соответствии с Положением о расследовании и учете профессиональных заболеваний, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 15 декабря 2000 г. N 967 и Инструкцией о порядке применения Положения о расследовании и учете профессиональных заболеваний, утвержденной Приказом МЗ РФ от 28 мая 2001 г. N 176.

Действие положения распространяется на:

• работников, выполняющих работу по трудовому договору (контракту);
• граждан, выполняющих работу по гражданско - правовому договору;
• студентов образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования, учащихся образовательных учреждений среднего, начального профессионального образования и образовательных учреждений основного общего образования, работающих по трудовому договору (контракту) во время практики в организациях;
• лиц, осужденных к лишению свободы и привлекаемых к труду;
• других лиц, участвующих в производственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя.

Учету подлежат несчастные случаи (травма, в том числе полученная в результате нанесения телесных повреждений другим лицом, острое отравление, тепловой удар, ожог, обморожение, утопление, поражение электрическим током, молнией и ионизирующим излучением, укусы насекомых и пресмыкающихся, телесные повреждения, нанесенные животными, повреждения, полученные в результате взрывов, аварий, разрушения зданий, сооружений и конструкций, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций), повлекшие за собой необходимость перевода пострадавшего на другую работу, временную или стойкую утрату им трудоспособности либо смертельный исход и происшедшие при выполнении пострадавшим своих трудовых обязанностей (работ) на территории организации или вне ее, а также во время следования к месту работы или с работы на транспорте, предоставленном организацией.

В форме N 7-травматизм отражаются сведения о пострадавших при несчастных случаях на производстве в соответствии с актом по форме Н-1, статьями 227-231 Трудового кодекса Российской Федерации, постановлением Минтруда России от 24.10.02 N 73 "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях".

В разделе 1 формы 7-травматизм отражаются сведения о пострадавших на производстве, для которых организация - составитель отчета - является основным местом работы (учебы, службы).

Процесс автоматизации документооборота медицинских учреждений позволяет формировать сводные формы заболеваемости (годовые, квартальные, ежемесячные) на основе баз данных локальных информационных систем медицинский учреждений, регистров, персонифицированного электронного паспорта здоровья и т.п.